Preparo de demonstrações financeiras – conceitos básicos

A demonstração de resultados (também chamada de demonstração de "lucros e perdas")

A demonstração de resultados mostra os resultados financeiros das operações em um período específico.  Considere-a como um “diário” do que foi realizado, digamos, em um período de 12 meses (por exemplo, “No exercício encerrado de 2005”).  Pela demonstração de resultados, é possível determinar o nível de lucro ou perda, pois os valores recebidos por produtos e serviços vendidos e outros itens de ganho são correlacionados com todos os custos e despesas incorridos no fornecimento desses produtos e serviços.  Os principais elementos de uma demonstração de resultados são:

•  vendas líquidas – representam a fonte básica do dinheiro recebido pela empresa de seus clientes por produtos vendidos ou serviços realizados.  O item de vendas líquidas compreende o valor recebido após a consideração de produtos devolvidos e autorizações de abatimento de preços.
• custos de vendas e despesas operacionais – todos os custos incorridos na fábrica (inclusive depreciação) para transformar matérias-primas em produtos acabados. 
• lucro operacional – vendas líquidas menos todos os custos operacionais. 
• receita de juros – fonte adicional de receita gerada por investimentos. 
• despesa de juros – juros pagos a credores. 
• provisão para imposto de renda – valor devido à Receita Federal.

Balancete

O balancete apresenta a posição financeira de uma empresa desde uma data específica, uma espécie de “instantâneo” (por exemplo, desde dezembro de 2005).  Trata-se de um relatório sobre os recursos financeiros (ativos) disponíveis para que a empresa realize tanto suas atividades econômicas, quanto sinistros (passivos) contra seus recursos.  A diferença entre ativos e passivos é o patrimônio líquido do proprietário.  Ele segue a equação contábil fundamental: Ativos = Passivos + Patrimônio do proprietário.

Os principais elementos do balancete são:

• ativos – recursos econômicos de uma empresa, como edifícios, equipamentos, terrenos, veículos automotores, valores devidos por clientes (contas a receber), patentes e depósitos bancários.   
• passivos – obrigações econômicas de pagar valores definidos ou razoavelmente determinados em momento futuro.  São sinistros contra a empresa da parte de credores.
• patrimônio do proprietário – juros residuais dos proprietários no negócio.
   
  Os elementos específicos do balancete são:
• Ativos circulantes – compreendem valor em caixa e os ativos que, no curso normal do negócio, se transformarão em caixa, geralmente dentro de um ano a contar da data do balancete.  Consistem em caixa, títulos mobiliários (ou investimentos temporários), contas a receber, inventários e despesas pagas antecipadamente (pagamentos adiantados, como seguros, dos quais a empresa ainda não recebeu benefícios).  Portanto, os ativos correntes são, em sua maioria, ativos circulantes, no sentido de que estão, constantemente, sendo convertidos em caixa.
  
• Ativos fixos – também chamados de propriedade, instalação e equipamento, representam os ativos não destinados à venda, mas usados repetidas vezes para fabricar expor, armazenar, transportar o produto, etc.  Ativos fixos consistem, geralmente, em terrenos, edifícios, maquinário e equipamentos de escritório.
• Depreciação – definida para fins contábeis como o declínio no valor útil de um ativo fixo devido ao desgaste pelo uso e passagem do tempo.  Os ativos fixos também podem sofrer perder valor útil por obsolescência causada por novas invenções e adoção de tecnologias mais avançadas.  O custo incorrido na aquisição de propriedade, instalação e equipamento deve ser distribuído pela vida útil prevista.  O método mais usual é a depreciação linear.  Terrenos não estão sujeitos a depreciação.
• Passivos circulantes – compreendem, geralmente, todas as dívidas a vencer no ano seguinte. Pagamentos de dívidas correntes se originam, em geral, de ativos circulantes da empresa.
• Contas a pagar – representam os valores devidos pela empresa aos credores normais de seus negócios, dos quais comprou produtos ou serviços.
• Notas a pagar – dinheiro devido a um banco ou outro financiador (o qual recebeu uma nota promissória escrita do tomador do empréstimo). 
• Despesas provisionadas a pagar – podem incluir salários e remunerações a pagar a funcionários, juros sobre fundos emprestados de bancos, prêmios de seguro e itens similares.  À medida que os valores devidos não estejam pagos na data do balancete, essas despesas serão agrupadas como um total de despesas provisionadas a pagar. 
• Impostos de renda a pagar – valores a vencer devidos à Receita Federal.
• Passivos de longo prazo – dívidas a vencer um ano após a data do relatório financeiro.

É aconselhável preparar a demonstração de resultados e o balancete regularmente a fim de orientar o empreendedor em decisões críticas que devem ser tomadas a respeito dos negócios.  Existe uma série de soluções tecnológicas disponíveis para ajudar o empresário a gerar esses relatórios financeiros.